BAB 4: BAHAGIAN-BAHAGIAN FUNGSIAN UTAMA DALAM ORGANISASI PERNIAGAAN
 Bahagian-bahagian Fungsian Utama dalam Organisasi Perniagaan
1.       Fungsian  ·         merujuk kepada pengelompokan tugas ·         berdasarkan fungsi asas organisasi ·         seperti : ·         pentadbiran, ·         pengurusan sumber manusia, ·         kewangan, ·         teknologi maklumat ·         komunikasi ·         penyelidikan dan pembangunan (R & D), ·         pembelian, ·         pengeluaran, ·         pemasaran, ·         pengagihan,  ·         perkhidmatan pelanggan, ·         jualan.
2.       Struktur organisasi perniagaan merupakan: ·         Susunan dan hubungan antara setiap bahagian fungsian ·         yang terdapat dalam sesebuah organisasi perniagaan. ·         Struktur organisasi: ·         dibahagikan mengikut bahagian fungsian ·         supaya setiap ahli dalam organisasi mengetahui: ·         kedudukan, ·         tanggungjawab, dan ·         spesifikasi tugas masing-masing ·         agar dapat mencapai visi, misi, dan objektif  (VMO)  perniagaan yang telah ditetapkan.
3.       Carta organisasi merujuk kepada: ·         struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk hierarki dan ·         menggambarkan aspek penting seperti pembahagian kerja, hubungan antara ketua dengan pekerja, jenis tugas, dan hierarki atau peringkat pengurusan.
4.       Tujuan bahagian fungsian adalah seperti yang berikut: ·         Penumpuan pada bidang tugas sahaja  ·         mengikut kemahiran  dan pengkhususan. ·         Berupaya meningkatkan kemahiran  ·         kerana  melakukan tugas yang sama dalam sesuatu jabatan yang sama ·         Memudahkan usaha  melatih pekerja baharu ·         kerana bidang pengkhususan yang sama. ·         Dapat menjimatkan kos dan memudahkan   pengurusan ·         kerana dapat berkongsi sumber yang sama.
 Peranan bahagian fungsian pentadbiran ·         ialah menjalankan urusan dalam organisasi ·         seperti: ·         mengurus, ·         menerima, dan ·         menyimpan rekod serta ·         menyediakan dokumen syarikat ·         mengurus mesyuarat.
Pengurusan Sumber Manusia ·         Pengurusan sumber manusia merujuk kepada: o   aktiviti perancangan sumber manusia, o   pengrekrutan, o   penilaian prestasi, dan o   kebajikan pekerja.
Tujuan Pengurusan Sumber Manusia ialah: ·         adalah untuk memastikan organisasi: o   mempunyai keperluan sumber manusia yang mencukupi, o   membangunkan sumber manusia yang berdaya saing, serta o   memastikan tenaga kerja kekal dalam organisasi - pembayaran gaji dan upah yang kompetitif selain o   memberikan motivasi agar produktiviti pekerja terus meningkat.
Bahagian fungsian sumber manusia memainkan empat peranan utama, iaitu: ·         perancangan  sumber manusia; ·         latihan dan pembangunan; ·         perkhidmatan  pekerja dan kebajikan; ·         perhubungan industri.
Kewangan ·         Pengurusan kewangan merujuk kepada: o   aktiviti merancang, o   menyusun, mengarah, dan o   mengawal segala aspek pembiayaan dan perbelanjaan o   dalam sesebuah organisasi perniagaan. ·         Bahagian fungsian kewangan  bertujuan: o   Memastikan bahawa sumber kewangan: §  diagihkan dan dibelanjakan dalam aktiviti yang boleh menjana keuntungan dan §  sentiasa berada dalam keadaan yang mencukupi §  agar operasi perniagaan berjalan lancar dan tidak tergendala.
Peranan pengurus kewangan adalah seperti yang berikut: ·         membuat perancangan kewangan, o   iaitu keperluan dan penggunaan dana organisasi; ·         mengagihkan sumber kewangan kepada jabatan-jabatan lain dalam organisasi o   secara cekap dan berkesan; ·         mengawal kewangan setiap bahagian o   untuk memastikan bahawa dana digunakan secara cekap o   tanpa  sebarang pembaziran .
Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) ·         Teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) : o   merangkumi penggunaan teknologi komputer o   seperti : teknologi perisian untuk: §  mengubah, §  memindahkan, §  memproses, §  menyimpan, dan §  melindungi semua maklumat §  yang diperlukan dalam sesebuah organisasi perniagaan secara selamat, mudah, cepat, dan tepat.
·         Tujuan  bahagian fungsian  ICT ialah: o   Membolehkan operasi perniagaan dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan; o   Memudahkan komunikasi dalaman antara semua stat menggunakan intranet dan komunikasi luaran §  seperti melakukan e-dagang  dan e-pemasaran §  melalui  penggunaan   internet; o   Menyimpan maklumat dan data organisasi §  Seperti: maklumat sumber manusia, kewangan, penjualan, dan  pembelian; o   Mempercepat urus niaga pemiagaan dengan pelbagai pihak luar dan o   seterusnya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perjalanan perniagaan yang membawa kepada peningkatan keuntungan perniagaan.
Peranan bahagian fungsian ICT adalah seperti yang berikut: 1.       memastikan keselamatan sistem pada setiap masa; 2.       sentiasa memantau untuk  memastikan  bahawa hanya  pengguna  yang  dibenarkan   sahaja mengakses sistem; 3.       mewujudkan dan mengendalikan sistem simpanan bagi data kritikal dalam keadaan kecemasan; 4.       membantu dan melatih stat menyelesaikan masalah penggunaan  perisian baharu; 5.       memantau dan mensyorkan kepada pihak pengurusan  sistem  dan  perisian  terkini  mengikut perkembangan   dan   pemakaian    semasa    yang dapat  membantu  operasi  perniagaan; 6.       membantu pengguna dalam organisasi berhadapan dengan masaiah dan aplikasi komputer.
Penyelidikan dan Pembangunan (R & D) ·         melibatkan pembangunan  produk baharu dan penambahbaikan  produk yang sedia ada. ·         Tujuan R & D ialah : o   membantu organisasi menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan berdaya saing dalam pasaran o   dengan membangunkan produk yang dapat memenuhi keperluan dan kehendak pengguna.
Pembelian ·         Bahagian tungsian pembelian memastikan pembelian ·         bahan mentah, komponen dan stok barang niaga secara bijak dan sistematik agar memberi kesan positif terhadap keuntungan perniagaan.
Peranan bahagian tungsian pembelian: ·         menentukan  kuantiti  dan  spesitikasi  barang yang dibeli adalah tepat; ·         memilih pembekal yang sesuai; ·         memastikan barang diterima tepat pada masanya.
Tatacara   pembelian:
Pengeluaran ·         Bahagian fungsian pengeluaran: o   bertanggungjawab menghasilkan produk o   mengikut mutu dan spesifikasi yang telah  ditetapkan  oleh  pihak  pengurusan  merupakan proses menghasilkan barang melalui proses transformasi penukaran input kepada output bagi memenuhi keperluan  dan kehendak pengguna.
Pengurus pengeluaran bertanggungjawab: ·         untuk melaksanakan: (a)    kawalan terhadap input (kawalan awalan), (b)   proses transformasi (kawalan semasa) , (c)    output (kawalan selepas) .
(a) Kawalan awalan ·         memastikan semua unsur input dalam keadaan baik dan mempunyai kualiti ·         sebelum proses transformasi  dimulakan.
(b) Kawalan semasa ·         melakukan kawalan semasa proses pengeluaran ·         dengan memastikan proses pengeluaran berjalan lancar, pekerja  bekerja dengan cekap, dan ·         memantau serta  membaik pulih mesin yang rosak semasa  operasi  berjalan.
(c) Kawalan selepas ·         menjalankan pemeriksaansecara manual dan automatik terhadap produk yang dikeluarkan ·         agar memenuhi kualiti yang telah ditetapkan.
Pemasaran ·         suatu aktiviti : o   mencipta nilai produk, o   penentuan harga, o   promosi, dan o   pengedaran produk ·         bagi menggalakkan berlaku pertukaran o   yang dapat memenuhi keperluan pengguna dan o   mencapai objektif organisasi.
·         Tujuan  bahagian  fungsian  pemasaran  adalah: o   Untuk melakukan pertukaran antara dua pihak, o   iaitu pembeli dan  penjual. 
·         matlamat bahagian  fungsian ini ialah: o   mencipta permintaan bagi produk keluaran organisasi o   agar dapat meningkatkan jualan dan keuntungan.
Strategi  pemasaran - mengandungi dua unsur, iaitu: (a) sasaran pasaran ·         kumpulan pengguna yang berpotensi membeli dan menggunakan produk yang dikeluarkan oleh organisasi. ·         Kumpulan ini mempunyai ciri-ciri yang sama dari segi cita rasa, tahap pendapatan, tahap pendidikan, umur, dan sebagainya .                                            ·
(b) campuran pemasaran ·         beberapa strategi yang direka bentuk dan diuruskan oleh pemasar ·         bagi tujuan menghasilkan proses pertukaran nilai ·         yang dapat memaksimumkan kepuasan pengguna .
Unsur-unsur campuran pemasaran ini ialah: 1.       produk, 2.       harga, 3.       pengagihan, dan 4.       promosi.
Matlamat bahagian fungsian pemasaran ialah - Mewujudkan dan meningkatkan  permintaan .
Peranan bahagian fungsian pemasaran: ·         mempromosikan produk melalui pelbagai media pengiklanan seperti: o   televisyen, o   radio, o   surat khabar, o   majalah, dan o   katalog; ·         mendapat dan mengemaskinikan profil pelanggan yang sedia ada o   untuk membuat sasaran pasaran; ·         menjalankan penyelidikan pemasaran         o   untuk mendapat maklum balas pengguna tentang  ciri­ ciri produk yang ada di pasaran.


Pengagihan ·         Bahagian fungsian  pengagihan  bertanggungjawab untuk: o   memastikan setiap barang yang dikeluarkan diterima oleh  pengguna pada tempat dan masa yang betul. o   mengenal pasti dan menentukan saluran agihan yang sesuai mengikut jenis keluaran dan memastikan pengangkutan yang digunakan sesuai dengan barang agar tidak berlaku kerosakan, pembaziran  masa, dan kos.
·         Empat  jenis saluran  agihan  utama  yang biasa  digunakan  dalam  mengagihkan  produk  kepada pengguna, iaitu: §  Pengeluar à Pengguna §  Pengeluar à Peruncit à Pengguna §  Pengeluar àPemborong à Peruncit à Pengguna §  Pengeluar à Ejen àPeruncit à Pengguna Jualan ·         Bahagian fungsian jualan bertujuan: o   Memastikan jumlah sasaran jualan yang telah ditetapkan dengan objektif perniagaan tercapai . ·         Peranan bahagian fungsian jualan: o   menjawab pertanyaan pelanggan berkaitan dengan barang jualan §  seperti jenis, spesifikasi, dan kualiti; o   menyediakan sebut harga dan melakukan rundingan dengan pengguna tentang  kadar diskaun dan terma jual  beli; o   memberikan nasihat teknikal kepada pengguna dan menyemak serta mengemas kini rekod pengguna.
Khidmat Pelanggan ·         Bahagian fungsian khidmat pelanggan pula bertujuan: o    memberikan perkhidmatan  kepada  pelanggan. ·         Bahagian fungsian ini bertanggungjawab untuk: o   menjawab pertanyaan pelanggan berkenaan dengan barang dan perkhidmatan o   dengan cara menyediakan pakar mengikut jenis produk yang disediakan oleh organisasi berkenaan.
Pembangunan Produk dan Pasaran Baharu ·         Pembangunan produk merujuk kepada: o   suatu aktiviti dan strategi pertumbuhan kepada perniagaan yang sedang dijalankan o   bertujuan - memperkenalkan produk baharu kepada pasaran sedia ada.
Langkah-langkah  pembangunan  produk  baharu ·        adalah seperti yang berikut.
   ·         Strategi pembangunan pasaran: o   merupakan usaha mencari pasaran baharu o   bagi tujuan memasarkan produk yang sedia ada. o   ini dapat membantu perniagaan menguasai pasaran yang lebih besar dan o   mengelakkan daripada terperangkap dalam pasaran sedia ada yang sudah tepu. o   Pasaran baharu   boleh   diteroka   sama   ada   dalam pasaran domestik atau pasaran antarabangsa .
Penggunaan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) ·         Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) merupakan: o   salah satu proses: §  pengaliran, §  penyebaran, §  pemprosesan, dan §  penyimpanan maklumat o   menggunakan perantaraan teknologi . ·         ICT menjadi suatu keperluan kepada setiap perniagaan ·         untuk menjalankan aktiviti perniagaan serta ·         memberi peluang kepada perkembangan perniagaan.
Tujuan penggunaan teknologi maklumat seperti yang berikut: 1.       memudahkan sistem operasi perniagaan; 2.       mernperoleh maklumat dengan mudah dan cepat; 3.       memperluaskan skop perniagaan; 4.       memudahkan aktiviti kewangan dan perakaunan; 5.       menjadikan operasi perniagaan lebih cekap dan berkesan; 6.       meluaskan pasaran ke tahap global; 7.       mewujudkan  hubungan  dan jaringan  yang lebih luas; 8.       mempercepat sistem pengeluaran dan pengedaran.
Perkaitan antara Bahagian Fungsian dengan Organisasi Luar, Aliran Maklumat, dan Aliran Barang
·         Antara  kaedah mengaplikasikan maklumat dalam perniagaan ialah: 1.       e-pemasaran, 2.       e-dagang, 3.       e-government, 4.       e-banking, 5.       penggunaan Iaman sosial, 6.       penggunaan  e-mel.
·         Tujuan  interaksi  dengan  organisasi  luar adalah: o   Untuk mewujudkan komunikasi antara perniagaan dengan organisasi luar o   seperti pihak pembekal, pelabur, agensi kerajaan, dan pelanggan.
·         Kepentingan interaksi dengan organisasi luar: o   mewujudkan jaringan perniagaan agar mengukuhkan sistem operasi dan kelangsungan perniagaan dalam pasaran; o   mengukuhkan hubungan baik sedia ada agar dapat membantu peningkatan dalam pencapaian matlamat perniagaan; o   menjalin kerjasama strategik; o   membolehkan perniagaan menambahkan potensi surnber perniagaan seperti pembekalan bahan mentah dan kepakaran.
·         Aliran maklumat merupakan: o   suatu proses komunikasi yang melibatkan aktiviti pemindahan maklumat o   daripada sesebuah organisasi perniagaan kepada perniagaan lain.
·         Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui rajah di bawah ini.


·         AIiran  barang  dan perkhidmatan  merujuk  pada: o   suatu  proses  pemindahan  barang  dan perkhidmatan o   daripada sesebuah  organisasi perniagaan  kepada  perniagaan  lain.
·         Aliran barang dan perkhidmatan adalah seperti yang berikut.



·         Interaksi yang wujud antara perniagaan melibatkan perniagaan kecil dan perniagaan besar, iaitu: o   perniagaan kecil : §  mempunyai bahagian fungsian yang sedikit dan §  berinteraksi secara formal dan tidak formal. §  Pengurus: ·         mudah  menjalankan  tugas  memantau  segala  aktiviti  staf  ·         berkaitan  dengan  penjualan, pembelian, pengedaran barang, dan penerimaan bayaran daripada  pelanggan. o   perniagaan  besar: §  mempunyai  banyak  bahagian  fungsian  dengan  ramai  staf,  §  justeru  komunikasi  antara bahagian-bahagian 
§  ini adalah  lebih formal  dan mengambil  masa yang lebih  panjang.


info tambahan  SILA KLIK (MODUL MELETOP PDPC 2 PERNIAGAAN : EDISI 2018) UNTUK DAPATKAN MAKLUMAT LANJUT
MODUL MELETOP PDPC 2 PERNIAGAAN EDISI 2018  

Hit: 0 Laman Asal